Instruções de Uso da Base de Dados

Olá pessoal!

Como vocês devem ter notado, aqui do lado esquerdo da tela temos o espaço "Bibliografia", com acesso para os catálogos online, para o grupo no Mendeley e no Dropbox. Sobre esses dois últimos itens que irei falar.

O objetivo desses grupos é garantir acesso à literatura sobre cupins a qualquer pessoa interessada, ou seja, fornecermos uma biblioteca virtual sobre os cupins, sempre atualizada e catalogada. Para isso dividimos nossa biblioteca em duas partes: no Mendeley e no Dropbox.

O grupo Isoptera no Mendeley é onde colocamos apenas os metadados dos artigos e livros. Nele podemos aplicar filtros e fazer consultas pela web ou instalar o programa em nossos computadores pessoais e trabalhar offline. O ingresso no grupo Isoptera do Mendeley é livre, sem necessidade de convite ou autorização. Uma vez inscrito, as referencias serão automaticamente baixadas para seu computador e você poderá incluir novas citações, que serão compartilhadas com todos os usuários. Para que o grupo se mantenha organizado seguem algumas recomendações de uso:

  1. Para usuários novos, recomendo fortemente a leitura do "getting started" do Mendeley, lá tem informações valiosas em uma forma bem didática;
  2. Mantenha sempre uma cópia das citações em sua biblioteca pessoal, usando o grupo compartilhado Isoptera apenas para a troca de novas citações;
  3. Antes de incluir alguma citação, tenha certeza absoluta que ela não existe no grupo, assim evitamos entradas duplicadas e perda desnecessária de tempo e de espaço de armazenamento;
  4. Ao incluir novas citações, preencha todos os campos essenciais da maneira correta, assim todos podem usar as citações, sem ter que corrigir uma por uma;
  5. O mendeley tem um sistema de busca que preenche automaticamente os metadados pelo DOI, mas NÃO confie cegamente nele, é comum haverem alguns errinhos, portanto, sempre cheque os metadados;
  6. NÃO anexe os pdfs às referências, o mendeley tem uma capacidade de armazenamento online de "apenas" 500Mb. Os arquivos devem ser armazenados no Dropbox. É melhor anexar os pdfs às citações em sua coleção pessoal;
  7. Após adicionar as referências que vc quer compartilhar com o grupo, clique no botão sincronizar e aguarde o upload das informações;
  8. SEMPRE mantenha backups das suas bibliotecas. O mendeley tem um sistema de criação de backups, mas pessoalmente também seleciono toda minha biblioteca e mando exportar como bibtex, assim tenho um backup em mãos caso o servidor falhe em restaurar sua biblioteca.

O Dropbox é o lugar onde os arquivos são armazenados. Ele é basicamente uma pasta criada em seu computador cujo servidor monitora constantemente. Tudo o que você acrescentar na pasta, ele fará o upload para a web e o download para os computadores dos demais usuários. Para ter acesso à pasta com os arquivos, o interessado deve mandar um email pessoal para o moderador do grupo solicitando o convite. Peço a gentileza que o interessado se indentifique, dizendo nome, instituição de origem e (se for o caso) orientador. Tudo isso pode parecer chato e excessivamente controlador mas infelizmente é necessário por alguns motivos:

  1. Alguns artigos tem restrições de copyright, portanto não podem ser livremente disponibilizados (com o convite a distribuição não é livre);
  2. O usuário que tiver acesso à pasta Isoptera, em teoria também está conectado aos computadores de todos os demais usuários;
  3. Como disse acima, tudo o que um usuário coloca no grupo, vai parar no computador de todos os demais, e não queremos pessoas não ligadas à termitologia com poderes de colocar material inadequado (ou até prejudicial) em nossos computadores;
  4. O Dropbox tem mecanismos de evitar que um usuário delete todos os arquivos de seu computador e dos demais, mas não sei se isso é 100% garantido;

Portanto, recomendo alguns procedimentos quanto à pasta do Dropbox:

  1. Mantenha sempre os seus arquivos em outro local, não compartilhado. Faça do grupo no Dropbox, assim como no Mendeley, apenas um local para compartilhamento;
  2. Sempre que inserir uma citação no Mendeley, coloque o arquivo no Dropbox, e vice-versa, assim todos teremos acesso ao pdf e aos metadados;
  3. Antes de inserir um arquivo no Dropbox, certifique-se que ele não existe no grupo;
  4. ATUALIZADO: Nomeie o arquivo sempre com o último nome do(s) autor(es), ano de publicação e título do artigo, separados por ponto e espaço (e.g. "Adam et al. 2012. The role os the harvester termite, Trinervitermes.pdf"). Isso mantém os arquivos organizados e facilmente localizáveis;
  5. Salve o arquivo na pasta com a inicial do último nome do primeiro autor (no expemplo acima (Adam…) na pasta A);
  6. Salve os arquivos preferencialmente em PDF ou, se o tamanho for muito grande, em DJVU.

Bom, é isso pessoal, espero que vejam essas recomendações não como empecilhos ou excesso de rigidez, mas sim como sugestões para que todos nós possamos desfrutar ao máximo dessa coleção que certamente é uma das maiores (se não for a maior!) coleções compartilhadas sobre cupins do mundo.

Qualquer dúvida, comentário ou sugestão será bem vinda!
Danilo Oliveira

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